Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 12 ja 13 artiklan ja henkilötietolain (523/1999) 10 §:n ja 24 §:n mukainen yhdistetty tietosuojaseloste ja informointiasiakirja PIIRTO photographyn asiakkaille, potentiaalisille asiakkaille, palveluntoimittajille ja muille sidosryhmille sekä verkkosivuston käyttäjille. Laadittu 18.5.2018 Päivitetty 27.12.2018
Seloste kuvaa mitä tietoja keräämme ja miten niitä käytetään, suojataan ja jaetaan. Käyttämällä palvelujani hyväksyt selosteessa kuvatut käytännöt.
PIIRTO photography ei ylläpidä varsinaista asiakasrekisteriä, mutta kirjaa ylös asiakkaalta saatuja tietoja jotka liittyvät palvelun toteuttamiseen, ajanvarauksiin, erityistoiveisiin ja laskutuksiin.
Tiivistelmä henkilötietojen käsittelystä:
Henkilötietojen käsittelijä
PIIRTO photography
Y-tunnus: 2721687-2
Tavisalontie 156,
58200 KERIMÄKI
+358 40 9627427
Yhteyshenkilö henkilötietoja koskevissa asioissa
Yrittäjä / Valokuvaaja
Sirpa Mikkonen
Tavisalontie 156
58200 KERIMÄKI
+358 40 9627427
Kenen tietoja käsittelemme?
• Jäsenet
• Potentiaaliset jäsenet
• Palveluntoimittajat
• Sidosryhmät
• Henkilökunta
• Työnhakijat
• Verkkosivun kävijät
Mistä saamme tiedot?
Saamme henkilökohtaisia tietojasi kahdella tavalla: ilmoitat ne itse meille tai me keräämme niitä käyttäessäsi palvelujamme.
Tiedot, jotka ilmoitat meille itse
Tallennamme meille kotisivujen yhteydenottolomakkeella, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, asiakastapaamisissa ilmoittamasi henkilötiedot, jotta voimme tarjota sinulle mahdollisimman hyvää palvelua. Tallennettavat tiedot saadaan säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään. Niille, jotka ovat valinneet ja vahvistaneet jäsenkirjeemme tilauksen lähetämme tarjouksia ja kuvauksien infoa sisältäviä jäsenkirjeitä. Voit milloin tahansa peruuttaa jäsenkirjeemme tilauksen.
Tiedot, jotka saamme käyttäessäsi palveluitamme
Jotkut tiedoista saamme jo silloin, kun vierailet verkkopalvelussamme ( evästeet ).
Kuinka kauan käsittelemme tietojasi?
• Käsittelemme tietoja pääsääntöisesti niin kauan kuin käsittelyperuste on olemassa. Asiakkaan kohdalla tämä tarkoittaa asiakkuuden voimassaoloaikaa: säilytän kuvia sekä asiakastietoja niin kauan kuin kyseinen asiakas on potentiaalinen uusi asiakas sekä tekijänoikeuslakiin vedoten kunnes kuvaaja ei enää niitä tarvitse. Asiakkuuden päätyttyä käsittelemme tietoja esimerkiksi silloin, kun exasiakkaalla on maksurästejä 10 vuoden ajan.
• Palveluntoimittajan tiedot poistetaan 12 kuukauden sisällä sopimusvelvoitteiden täyttämisestä.
• Sidosryhmien kohdalla poistamme tiedot 12 kuukauden sisällä yhteistyön päättymisestä.
Huom! Henkilötietojen säilytysaikoihin vaikuttaa myös esimerkiksi kirjanpitolaki. Kirjanpitolain mukaan tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu kirjanpitoaineisto tulee säilyttää kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyy. Jos tilikausi on päättynyt esimerkiksi 30.4.2018, tositteita on säilytettävä 31.12.2024 asti. Kirjanpitolaki voi siis aiheuttaa joiltakin osin yllä mainittua pidempiä henkilötietojen säilytysaikoja. Henkilötietojasi voidaan säilyttää pidempään myös tilanteissa, joissa ne ovat osa erityisen tärkeitä asiakirjoja. Säilytämme 10 vuoden ajan sopimukset ja muut merkitykselliset asiakirjat. Syynä on vahingonkorvausvelvollisuuden vanhenemisaika: velvollisuus yleensä päättyy kymmenessä (10) vuodessa vahingon sattumisesta tai sen havaitsemisesta lukien.
Näitä tietoja käsittelemme
Käsittelemme vain tietoja, jotka olet meille toimittanut, tai joiden käsittelyyn olet antanut suostumuksesi, tai jotka ovat saatavilla julkisesti, esimerkiksi:
• Nimi
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite
• Työnantaja
• Henkilötunnus
• IP-osoite
• Ammattinimike
Oikeutesi
• Tarkastusoikeus: Voit tarkistaa sinusta tallentamamme henkilötiedot.
• Oikaisemisoikeus: Jos havaitset tiedoissasi virheellisyyksiä tai puutteita, sinulla on oikeus pyytää meitä korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.
• Vastustamisoikeus: Sinulla on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli koet, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti tai että meillä ei ole oikeutta käsitellä joitain henkilötietojasi.
• Suoramarkkinointikielto: Voit milloin tahansa kieltää tietojesi käyttämisen suoramarkkinointiin. Emme luovuta ilman suostumustasi henkilötietojasi tahoille, jotta nämä voisivat kohdistaa suoramarkkinointia sinuun.
• Poisto-oikeus: Jos katsot, että joidenkin sinua koskevien tietojen käsittely ei ole tarpeen tehtäviemme kannalta, sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan kyseiset tiedot. Käsittelemme pyyntösi, jonka jälkeen joko poistamme tietosi tai ilmoitamme sinulle perustellun syyn, miksi emme voi poistaa tietoja. Mikäli olet eri mieltä ratkaisustamme, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.
• Rajoittamisoikeus: Sinulla on myös oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
• Valitusoikeus: Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos katsot, että rikomme henkilötietojasi käsitellessämme tietosuojalainsäädäntöä.
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Sinulla on oikeus saada jäsenrekisteriin talletetut henkilötietosi yleisesti käytetyssä sähköisessä tiedostomuodossa.
Henkilötietoihin liittyviin pyyntöihin vastaava henkilö: Sirpa Mikkonen, +358 40 9627427 , sirpa@piirtophotography.fi
Miksi käsittelemme tietojasi?
PIIRTO photography käsittelee useiden ihmisryhmien henkilötietoja. Pääosin käsittelyn tarkoituksena on asiakassuhteiden luomisesta sekä toimeksiannoista johtuva asiakastietojen rekisteröinti. PIIRTO photographyn yhteistyökumppanit voivat myös kohdistaa asiakkaisiin markkinointia, jos asiakas on tähän suostunut. Muista kuin asiakkaistamme keräämme henkilötietoja, jotka ovat tarpeen yhteydenpitoon näiden henkilöiden kanssa.
• Asiakassuhteen hoitaminen
• Markkinointi
• Sidosryhmätoiminta
Lähetämme käyttäjille viestejä palkanmaksuun ja raportointiin liittyvissä tilanteissa. Saatamme myös ottaa yhteyttä sinuun virhe- tai ongelmatilanteissa sekä kertoa uusista ominaisuuksista.
Lisäksi saatamme lähettää käyttäjille tietoa uusista kumppanuuksistamme ja kuvaustapahtumista. Voit kieltää tällaisen markkinointiviestinnän lähettämisen sinulle.
Kuka muu käsittelee tietojasi?
PIIRTO photography käyttää henkilötietojen käsittelyssä apunaan ainoastaan laadukkaita palveluntoimittajia, joiden kanssa on tehty tietosuoja-asetuksen mukainen sopimus henkilötietojen käsittelystä. Toimittajia ovat keväällä 2018 mm.
• kirjapitofirma
• it-palvelufirma
• myynninhallintafirma
• kuvien jakogalleria
• kuvien tulostuspalvelu
• sähköinen sopimusten allekirjoituspalvelu
• sähköpostipalvelu
Henkilötietoja luovutamme vain palkanmaksun lakisääteisten velvollisuuksien hoitamiseksi esimerkiksi Verohallinnolle, työeläkevakuutusyhtiöille, työtapaturmavakuutusyhtiöille ja Työttömyysvakuutusrahastolle.
Kuinka suojaamme tietosi?
• Suojaamme internetyhteyden (https)
• Käytämme henkilötietoja koskevaan viestintään salattua sähköpostia
• Käytämme palomuuria
• Salaamme tietoja (kryptaus)
• Rajaamme rekisteriin pääsyn henkilöihin, jotka sitä tarvitsevat
Alaikäiset käyttäjät
Jos olet alle 18-vuotias, tarvitset palvelun käyttöön huoltajan suostumuksen ja lisäksi suosittelemme, että keskustelet huoltajasi kanssa tietosuojasta ennen palvelun käyttöönottoa.
KÄYTTÖANALYYSI
GOOGLE ANALYTICS
PIIRTOphotography.fi käyttää Google Analytics -palvelua, joka on Google Inc. -yhtiön verkkoanalyysipalvelu. Google Analytics käyttää tekstitiedostoja, ns. evästeitä. Evästeet tallennetaan tietokoneeseesi ja ne rekisteröivät tiedot siitä, miten käytät verkkosivustoamme.
Nämä tiedot välitetään Yhdysvaltoihin Google-palvelimeen tallennettaviksi. Tällä verkkosivustolla Google lyhentää etukäteen IP-osoitteesi Euroopan unionin jäsenmaiden tai muiden Euroopan talousalueen sopimusmaiden piirissä. Vain poikkeustapauksissa täydellinen IP-osoite välitetään Googlen palvelimelle Yhdysvaltoihin ja lyhennetään siellä. Google laatii näiden tietojen avulla PIIRTOphotographylle arvioita ja raportteja verkkosivuston käytöstä ja tapahtumista ja toimittaa niiden pohjalta muita verkkosivuston käyttöön ja internetin käyttöön liittyviä palveluita PIIRTO photographylle. Google välittää nämä tiedot tarvittaessa myös kolmansille osapuolille, jos laki edellyttää tätä tai jos kolmannet osapuolet käsittelevät näitä tietoja Googlen toimeksiannosta. Google Analytics -palvelun puitteissa selaimesi välittämää IP-osoitetta ei liitetä Googlen muihin tietoihin. Voit estää evästeiden käytön ja tallentamisen selainohjelmistosi vastaavalla asetuksella. Muista, että siinä tapauksessa et mahdollisesti voi käyttää kaikkia tämän verkkosivuston toimintoja koko laajuudessaan. Voit myös estää evästeen laatimien ja verkkosivuston käyttöä koskevien tietojesi (mukaan lukien IP-osoitteesi) antamisen Googlelle sekä näiden tietojen käsittelyn Googlen taholta. Sitä varten sinun täytyy ladata ja asentaa alla olevan linkin kautta selainliitännäinen: Selainlisäosa Google Analytics -palvelun deaktivointiin Mobiililaitteiden selaimissa tai vaihtoehtona selainlisäosalle, klikkaa tätä Link, kun haluat vastedes estää Google Analytics -palvelun tiedonkeräämisen tämän verkkosivuston sisällä. Tällöin laitteeseesi tallennetaan Opt-Out-eväste. Kun poistat evästeet, sinun täytyy klikata tätä linkkiä uudelleen. Googlen määräyksiä koskevat lisätiedot löydät osoitteesta: www.google.com/policies/privacy/
deaktivointisivu www.networkadvertising.org/managing/opt_out.asp. Muista, että siinä tapauksessa et mahdollisesti voi käyttää kaikkia tämän verkkosivuston toimintoja koko laajuudessaan. Googlen määräyksiä koskevat lisätiedot ovat osoitteessa www.google.com/policies/privacy/.
FACEBOOK REMARKETING / RETARGETING
Tämä verkkosivusto käyttää sosiaaliseen mediaan kuuluvan Facebookin Remarketing-tageja. Verkkosivustomme vierailun yhteydessä Remarketing-tagien kautta muodostetaan suora yhteys Facebook-palvelimen ja käyttäjän palvelimen välille. Tämän myötä Facebook-palvelimelle ilmoitetaan, millä verkkosivuillamme käyttäjä on vieraillut IP-osoitteellaan. Facebook kohdentaa nämä tiedot käyttäjän henkilökohtaiseen Facebook-käyttäjätiliin. Nämä tiedot ovat käytettävissämme Facebook-mainontaa varten. Korostamme, ettemme saa verkkosivustojen tarjoajana Facebookilta mitään tietoja välitettyjen tietojen sisällöstä eikä niiden käytöstä. Facebookin harjoittamaa tietojen keräämistä ja käyttöä, tähän liittyviä oikeuksiasi ja yksityisyytesi suojausmahdollisuuksia koskevia lisätietoja saat Facebookin tietosuojaohjeista nettiosoitteesta www.facebook.com/about/privacy/. Jos et halua, että Facebook kohdentaa kerätyt tiedot suoraan Facebook-käyttäjätiliisi, voit deaktivoida Remarketing-toiminnon “Custom Audiences” tästä. Sitä varten sinun on kirjauduttava Facebookiin.
SOSIAALISEN MEDIAN LIITÄNNÄISET (SOCIAL-MEDIA-PLUG-INS)
Käytämme verkkosivustollamme lisäksi seuraavien sosiaalisten verkostojen ohjelmia (Plug-Ins):
Plug-In-ohjelmat on merkitty verkkosivustomme puitteissa kyseisten yritysten logoilla tai esimerkiksi sanalla “Tykkään” tai “Suosittele”. Kun vierailet verkkosivustomme sellaisella sivulla, joka sisältää tämän kaltaisen Plug-in-ohjelman, selain muodostaa suoran yhteyden kyseisen yhtiön palvelimiin, minkä myötä Plug-in-ohjelman sisältö välitetään selaimellesi, josta se yhdistetään kuvattuun sivuun. Tämän myötä näille yhtiöille välitetään tiedot siitä, että olet vieraillut verkkosivustollamme. Mikäli olet ollut verkkosivustollamme vierailusi aikana henkilökohtaisen käyttäjätilisi kautta kirjautuneena näihin yhtiöihin, ne voivat kohdentaa sivustovierailusi tähän tiliin. Plug-In-ohjelmien piirissä käytävässä keskustelussa (esim. klikkaamalla “Tykkään”-painikkeita tai kirjoittamalla kommentteja) nämä tiedot välitetään suoraan näille yhtiöille, jotka tallentavat tiedot muistiin. Jos haluat estää tällaisen tiedonvälityksen, sinun täytyy ennen verkkosivustollamme vierailua kirjautua ulos kyseisestä tilistä. Näiden yhtiöiden tekemän tiedonkeruun tarkoitus ja laajuus, tietojesi edelleenkäsittely ja käyttö niiden taholta sekä tähän liittyvät oikeutesi ja asetusmahdollisuutesi yksityisyytesi suojaamiseksi kuuluvat tietoihin, jotka voit katsoa näiden yhtiöiden tietosuojaselosteista.
SOSIAALISET MEDIAT
Sosiaalisessa mediassa olevilla sivuillamme (Facebook, Instagram, Pinterest) tarjoamme mahdollisuuden yhteydenpitoon kanssamme. Nämä sosiaaliset mediapalvelut keräävät itse henkilökohtaisia tietoja esim. niihin luomasi profiilin tai ns. Social Plug-In -ohjelmien välityksellä, joita toteutetaan kolmansien osapuolien verkkosivustoille. Jos lähetät meille kyselyn näiden sosiaalisten medioiden kautta, välitämme tiedustelusi edelleen asiaankuuluvalle henkilölle. Tietojasi käytetään vain kysymykseesi vastaamiseen ja niitä ei välitetä kolmansille osapuolille. Kun haluat olla meihin yhteydessä sosiaalisten medioiden välityksellä, sinun täytyy rekisteröityä näihin palveluihin. Tätä varten kulloinkin kyseessä olevan palvelun takana oleva yhtiö mahdollisesti kerää, tallentaa ja käyttää henkilökohtaisia tietojasi. Me emme voi mitenkään vaikuttaa näiden tietojen lajiin, laajuuteen ja käsittelyyn.