TIETOSUOJASELOSTE

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 12 ja 13 artiklan ja henkilötietolain (523/1999) 10 §:n ja 24 §:n mukainen yhdistetty tietosuojaseloste ja informointiasiakirja PIIRTO photographyn asiakkaille, potentiaalisille asiakkaille, palveluntoimittajille ja muille sidosryhmille sekä verkkosivuston käyttäjille. Laadittu 18.5.2018

Seloste kuvaa mitä tietoja keräämme ja miten niitä käytetään, suojataan ja jaetaan. Käyttämällä palvelujani hyväksyt selosteessa kuvatut käytännöt.

Tiivistelmä henkilötietojen käsittelystä:

Henkilötietojen käsittelijä

PIIRTO photography
Y-tunnus: 2721687-2
Tavisalontie 156,
58200 KERIMÄKI
+358 40 9627427

Yhteyshenkilö henkilötietoja koskevissa asioissa

Yrittäjä / Valokuvaaja
Sirpa Mikkonen
Tavisalontie 156
58200 KERIMÄKI
+358 40 9627427

Kenen tietoja käsittelemme?

• Jäsenet
• Potentiaaliset jäsenet
• Palveluntoimittajat
• Sidosryhmät
• Henkilökunta
• Työnhakijat
• Verkkosivun kävijät

Mistä saamme tiedot?

• Asiakkaan tiedot saamme asiakkaalta itseltään
• Potentiaalisen asiakkaan tiedot julkisesti saatavilla olevista tietolähteistä
• Palveluntoimittajan tiedot saadaan tältä itseltään
• Sidosryhmään kuuluvan tiedot tältä itseltään
• Henkilökuntaan kuuluvan tiedot tältä itseltään
• Rekrytointiin osallistuvan tiedot tältä itseltään

Kuinka kauan käsittelemme tietojasi?

• Käsittelemme tietoja pääsääntöisesti niin kauan kuin käsittelyperuste on olemassa. Asiakkaan kohdalla tämä tarkoittaa asiakkuuden voimassaoloaikaa: säilytän kuvia niin kauan kuin kyseinen asiakas on potentiaalinen uusi asiakas sekä tekijänoikeuslakiin vedoten kunnes kuvaaja ei enää niitä tarvitse. Asiakkuuden päätyttyä käsittelemme tietoja esimerkiksi silloin, kun exasiakkaalla on maksurästejä 10 vuoden ajan.
• Palveluntoimittajan tiedot poistetaan 12 kuukauden sisällä sopimusvelvoitteiden täyttämisestä.
• Sidosryhmien kohdalla poistamme tiedot 12 kuukauden sisällä yhteistyön päättymisestä.

Huom! Henkilötietojen säilytysaikoihin vaikuttaa myös esimerkiksi kirjanpitolaki. Kirjanpitolain mukaan tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu kirjanpitoaineisto tulee säilyttää kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyy. Jos tilikausi on päättynyt esimerkiksi 30.4.2018, tositteita on säilytettävä 31.12.2024 asti. Kirjanpitolaki voi siis aiheuttaa joiltakin osin yllä mainittua pidempiä henkilötietojen säilytysaikoja. Henkilötietojasi voidaan säilyttää pidempään myös tilanteissa, joissa ne ovat osa erityisen tärkeitä asiakirjoja. Säilytämme 10 vuoden ajan sopimukset ja muut merkitykselliset asiakirjat. Syynä on vahingonkorvausvelvollisuuden vanhenemisaika: velvollisuus yleensä päättyy kymmenessä (10) vuodessa vahingon sattumisesta tai sen havaitsemisesta lukien.

Näitä tietoja käsittelemme

Käsittelemme vain tietoja, jotka olet meille toimittanut, tai joiden käsittelyyn olet antanut suostumuksesi, tai jotka ovat saatavilla julkisesti, esimerkiksi:

• Nimi
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite
• Työnantaja
• Henkilötunnus
• IP-osoite
• Ammattinimike

Oikeutesi

• Tarkastusoikeus: Voit tarkistaa sinusta tallentamamme henkilötiedot.
• Oikaisemisoikeus: Jos havaitset tiedoissasi virheellisyyksiä tai puutteita, sinulla on oikeus pyytää meitä korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.
• Vastustamisoikeus: Sinulla on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli koet, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti tai että meillä ei ole oikeutta käsitellä joitain henkilötietojasi.
• Suoramarkkinointikielto: Voit milloin tahansa kieltää tietojesi käyttämisen suoramarkkinointiin. Emme luovuta ilman suostumustasi henkilötietojasi tahoille, jotta nämä voisivat kohdistaa suoramarkkinointia sinuun.
• Poisto-oikeus: Jos katsot, että joidenkin sinua koskevien tietojen käsittely ei ole tarpeen tehtäviemme kannalta, sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan kyseiset tiedot. Käsittelemme pyyntösi, jonka jälkeen joko poistamme tietosi tai ilmoitamme sinulle perustellun syyn, miksi emme voi poistaa tietoja. Mikäli olet eri mieltä ratkaisustamme, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.
• Rajoittamisoikeus: Sinulla on myös oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
• Valitusoikeus: Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos katsot, että rikomme henkilötietojasi käsitellessämme tietosuojalainsäädäntöä.
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Sinulla on oikeus saada jäsenrekisteriin talletetut henkilötietosi yleisesti käytetyssä sähköisessä tiedostomuodossa.

Henkilötietoihin liittyviin pyyntöihin vastaava henkilö: Sirpa Mikkonen, +358 40 9627427 , sirpa@piirtophotography.fi

Miksi käsittelemme tietojasi?

PIIRTO photography käsittelee useiden ihmisryhmien henkilötietoja. Pääosin käsittelyn tarkoituksena on asiakassuhteiden luomisesta sekä toimeksiannoista johtuva asiakastietojen rekisteröinti. PIIRTO photographyn yhteistyökumppanit voivat myös kohdistaa asiakkaisiin markkinointia, jos asiakas on tähän suostunut. Muista kuin asiakkaistamme keräämme henkilötietoja, jotka ovat tarpeen yhteydenpitoon näiden henkilöiden kanssa.

• Asiakassuhteen hoitaminen
• Markkinointi
• Sidosryhmätoiminta

Lähetämme käyttäjille viestejä palkanmaksuun ja raportointiin liittyvissä tilanteissa. Saatamme myös ottaa yhteyttä sinuun virhe- tai ongelmatilanteissa sekä kertoa uusista ominaisuuksista.
Lisäksi saatamme lähettää käyttäjille tietoa uusista kumppanuuksistamme ja kuvaustapahtumista. Voit kieltää tällaisen markkinointiviestinnän lähettämisen sinulle.

Kuka muu käsittelee tietojasi?

PIIRTO photography käyttää henkilötietojen käsittelyssä apunaan ainoastaan laadukkaita palveluntoimittajia, joiden kanssa on tehty tietosuoja-asetuksen mukainen sopimus henkilötietojen käsittelystä. Toimittajia ovat keväällä 2018 mm. :

• kirjapitofirma
• it-palvelufirma
• myynninhallintafirma
• kuvien jakogalleria
• kuvien tulostuspalvelu
• sähköinen sopimusten allekirjoituspalvelu
• sähköpostipalvelu

Henkilötietoja luovutamme vain palkanmaksun lakisääteisten velvollisuuksien hoitamiseksi esimerkiksi Verohallinnolle, työeläkevakuutusyhtiöille, työtapaturmavakuutusyhtiöille ja Työttömyysvakuutusrahastolle.

Kuinka suojaamme tietosi?

• Suojaamme internetyhteyden (https)
• Käytämme henkilötietoja koskevaan viestintään salattua sähköpostia
• Käytämme palomuuria
• Salaamme tietoja (kryptaus)
• Rajaamme rekisteriin pääsyn henkilöihin, jotka sitä tarvitsevat

Alaikäiset käyttäjät

Jos olet alle 18-vuotias, tarvitset palvelun käyttöön huoltajan suostumuksen ja lisäksi suosittelemme, että keskustelet huoltajasi kanssa tietosuojasta ennen palvelun käyttöönottoa.